Zmiana systemu informatycznego w przedsiębiorstwie zawsze jest ogromnym wyzwaniem. Wyzwaniem zarówno pod kątem organizacji pracy w firmie jak i pod względem czasowym i kosztowym. Zadanie to jest szczególnie trudne w firmach z branży TSL (transport-spedycja-logistyka), gdzie tempo realizowanych procesów, zachodzących w nich zmian oraz dynamika rozwoju firm mogą być naprawdę ogromne.

Z moich obserwacji wynika, że w pewnym momencie firmy dochodzą do granic swoich możliwości w obsłudze bieżących procesów, nie wspominając już o dalszym rozwoju. Przyczyną takiej sytuacji jest wspominany właśnie rozwój firm, który mocno odbija się na realizowanych w przedsiębiorstwach procesach.

art4 3

Wraz z rozwojem firmy warto zwrócić uwagę na zmiany, które wtedy zachodzą w realizowanych procesach:

  1. Wzrost liczby obsługiwanych klientów powoduje, że nasze procesy stają się bardziej złożone. Przyczyna tej sytuacji jest bardzo prosta - każdy z klientów może mieć swoje specjalne wymagania dotyczące usług, które kupuje, dokumentów czy też raportowania. Skutkuje to wzrostem nakładu czasu pracy potrzebnego do obsługi klienta.
  2. Im więcej obsługujemy klientów, tym więcej potrzebujemy środków transportu i/lub zewnętrznych przewoźników, którzy pomogą nam realizować rosnącą liczbę zleceń od naszych klientów. Tutaj jednak pojawia się kolejne wyzwanie dla firmy – nowe środki transportu czy nowi przewoźnicy generują dodatkową pracę w postaci rozliczeń czy kontroli realizowanych usług.
  3. Wraz ze wzrostem liczby klientów i przewoźników z którymi współpracujemy potrzebujemy coraz więcej pracowników w naszej firmie. Głównym zadaniem tych pracowników jest właśnie obsługa procesów związanych z realizacją zleceń od nowych klientów czy też rozliczaniem podwykonawców.
  4. Im więcej pracowników w naszej firmie, np. spedytorów tym większa potrzeba kontroli ich pracy. Zatem w przedsiębiorstwach pojawiają się nowe stanowiska kierowników działów czy też tworzone są specjalne komórki kontrolingowe.
  5. System informatyczny, który świetnie sprawdzał się przy obsłudze prostych procesów przestał być efektywny.

Co zatem zrobić, gdy samo zatrudnianie nowych pracowników w firmie nie przynosi oczekiwanych korzyści, a oczekiwany zysk maleje, pomimo coraz większych obrotów? W takim momencie warto podjąć decyzję o inwestycji w nowy system operacyjny do kompleksowej obsługi.

Wdrażając platformę NovaTMS, czyli system do zarządzania transportem, spedycją i logistyką, zawsze wychodzimy od tego jakie procesy wymagają zmiany w danej firmie i czy rzeczywiście jesteśmy w stanie je usprawnić. Dlaczego zaczynamy od procesów, bo to właśnie koszt związany z obsługą danego procesu ma bezpośredni wpływ na to, czy marża na danym zleceniu będzie wynosić 20% czy może 3%.

artykul4

Warto zwrócić uwagę, że każdy proces składa się z kroków, które musimy zrealizować. Kroki w procesie mogą być realizowane przez pracowników danej firmy lub przez algorytmy w systemie informatycznym. Oferując platformę NovaTMS staramy się właśnie zautomatyzować tak dużo kroków w procesie jak to tylko możliwe w danym przedsiębiorstwie.

Co zatem automatyzujemy:

  • rejestrację i weryfikację klientów i przewoźników, dzięki integracji z systemami GUS oraz VIES,
  • kontrolę poprawności danych w zleceniu od klienta,
  • pobieranie i weryfikację kursów walut,
  • rejestrację stałych zleceń od klientów,
  • pisanie wiadomości email do klientów, przewoźników czy pracowników wewnątrz organizacji,
  • generowanie dowolnych dokumentów (np. zleceń transportowych czy listów przewozowych),
  • wystawianie i wysyłkę faktur, wraz z kontrolą użytych stawek podatku VAT,
  • specyficzne wymagania klientów, związane z raportowaniem czy też fakturowaniem,
  • generowanie dokumentów w języku klienta czy przewoźnika,
  • współpracę z przewoźnikami (eZlecenie, eAwizacja, eFaktura),
  • komunikację z kierowcami – przy wykorzystaniu aplikacji NovaTMS Driver,
  • rejestrację dokumentów kosztowych,
  • alokację przychodów i kosztów w systemie finansowo-księgowym,
  • wyliczanie limitów kredytowych klienta,
  • procesy windykacyjne,
  • bezpieczeństwo przewozu i kontrolę terminowości dostaw – dzięki naszym mobilnym sensorom i elektronicznym plombom.

Powyższa automatyzacja nie miałaby sensu, gdyby nie przynosiła realnych korzyści użytkownikom. Przykładowe korzyści możliwe do uzyskania w firmie zatrudniającej 30 spedytorów, z których każdy realizuje średnio 5 zleceń dziennie i wysyła 4 wiadomości e-mail per zlecenie, prezentuje poniższy rysunek.

artykul4 1