Zmiana systemu informatycznego w przedsiębiorstwie zawsze jest ogromnym wyzwaniem. Wyzwaniem zarówno pod kątem organizacji pracy w firmie jak i pod względem czasowym i kosztowym. Zadanie to jest szczególnie trudne w firmach z branży TSL (transport-spedycja-logistyka), gdzie tempo realizowanych procesów, zachodzących w nich zmian oraz dynamika rozwoju firm mogą być naprawdę ogromne.
Z moich obserwacji wynika, że w pewnym momencie firmy dochodzą do granic swoich możliwości w obsłudze bieżących procesów, nie wspominając już o dalszym rozwoju. Przyczyną takiej sytuacji jest wspominany właśnie rozwój firm, który mocno odbija się na realizowanych w przedsiębiorstwach procesach.
Wraz z rozwojem firmy warto zwrócić uwagę na zmiany, które wtedy zachodzą w realizowanych procesach:
- Wzrost liczby obsługiwanych klientów powoduje, że nasze procesy stają się bardziej złożone. Przyczyna tej sytuacji jest bardzo prosta - każdy z klientów może mieć swoje specjalne wymagania dotyczące usług, które kupuje, dokumentów czy też raportowania. Skutkuje to wzrostem nakładu czasu pracy potrzebnego do obsługi klienta.
- Im więcej obsługujemy klientów, tym więcej potrzebujemy środków transportu i/lub zewnętrznych przewoźników, którzy pomogą nam realizować rosnącą liczbę zleceń od naszych klientów. Tutaj jednak pojawia się kolejne wyzwanie dla firmy – nowe środki transportu czy nowi przewoźnicy generują dodatkową pracę w postaci rozliczeń czy kontroli realizowanych usług.
- Wraz ze wzrostem liczby klientów i przewoźników z którymi współpracujemy potrzebujemy coraz więcej pracowników w naszej firmie. Głównym zadaniem tych pracowników jest właśnie obsługa procesów związanych z realizacją zleceń od nowych klientów czy też rozliczaniem podwykonawców.
- Im więcej pracowników w naszej firmie, np. spedytorów tym większa potrzeba kontroli ich pracy. Zatem w przedsiębiorstwach pojawiają się nowe stanowiska kierowników działów czy też tworzone są specjalne komórki kontrolingowe.
- System informatyczny, który świetnie sprawdzał się przy obsłudze prostych procesów przestał być efektywny.
Co zatem zrobić, gdy samo zatrudnianie nowych pracowników w firmie nie przynosi oczekiwanych korzyści, a oczekiwany zysk maleje, pomimo coraz większych obrotów? W takim momencie warto podjąć decyzję o inwestycji w nowy system operacyjny do kompleksowej obsługi.
Wdrażając platformę NovaTMS, czyli system do zarządzania transportem, spedycją i logistyką, zawsze wychodzimy od tego jakie procesy wymagają zmiany w danej firmie i czy rzeczywiście jesteśmy w stanie je usprawnić. Dlaczego zaczynamy od procesów, bo to właśnie koszt związany z obsługą danego procesu ma bezpośredni wpływ na to, czy marża na danym zleceniu będzie wynosić 20% czy może 3%.
Warto zwrócić uwagę, że każdy proces składa się z kroków, które musimy zrealizować. Kroki w procesie mogą być realizowane przez pracowników danej firmy lub przez algorytmy w systemie informatycznym. Oferując platformę NovaTMS staramy się właśnie zautomatyzować tak dużo kroków w procesie jak to tylko możliwe w danym przedsiębiorstwie.
Co zatem automatyzujemy:
- rejestrację i weryfikację klientów i przewoźników, dzięki integracji z systemami GUS oraz VIES,
- kontrolę poprawności danych w zleceniu od klienta,
- pobieranie i weryfikację kursów walut,
- rejestrację stałych zleceń od klientów,
- pisanie wiadomości email do klientów, przewoźników czy pracowników wewnątrz organizacji,
- generowanie dowolnych dokumentów (np. zleceń transportowych czy listów przewozowych),
- wystawianie i wysyłkę faktur, wraz z kontrolą użytych stawek podatku VAT,
- specyficzne wymagania klientów, związane z raportowaniem czy też fakturowaniem,
- generowanie dokumentów w języku klienta czy przewoźnika,
- współpracę z przewoźnikami (eZlecenie, eAwizacja, eFaktura),
- komunikację z kierowcami – przy wykorzystaniu aplikacji NovaTMS Driver,
- rejestrację dokumentów kosztowych,
- alokację przychodów i kosztów w systemie finansowo-księgowym,
- wyliczanie limitów kredytowych klienta,
- procesy windykacyjne,
- bezpieczeństwo przewozu i kontrolę terminowości dostaw – dzięki naszym mobilnym sensorom i elektronicznym plombom.
Powyższa automatyzacja nie miałaby sensu, gdyby nie przynosiła realnych korzyści użytkownikom. Przykładowe korzyści możliwe do uzyskania w firmie zatrudniającej 30 spedytorów, z których każdy realizuje średnio 5 zleceń dziennie i wysyła 4 wiadomości e-mail per zlecenie, prezentuje poniższy rysunek.